電話会議とは、言葉だけ聞くともはやわざわざ説明するまでもないように思えるかもしれません。スマホや携帯電話、あるいは固定電話であっても、電話さえあればお互いに話をすることができ、当たり前ですが会議をすることができます。ですが、普通の電話では会議としてはちょっと困るケースがあります。

例えば、スマホにせよ固定電話にせよ、話す際には片手がどうしてもふさがってしまうという問題があります。会議を行う以上、ただ単に話をするだけ、聞くだけというケースはむしろ少ないでしょう。メモを見ながら話すとか、あるいは逆に聞いたことをノートにとるといったことがどうしても発生するはずです。
これがやりやすいとは決して言えないのがデメリットです。ドラマなどで、固定電話の受話器を肩と耳の間で挟みながら書類を広げたりして話をしている姿を見たこともあるでしょうが、固定電話の受話器のようにある程度厚みのあるものならともかく、スマホや携帯電話では厳しいでしょう。
仮に固定電話であっても短時間であればともかく30分とか1時間、場合によってはそれ以上もかかる会議でこれを行うのはなかなか厳しいかと思います。

確かに、この問題を解決するためだけであれば、受話器を耳に当てずともスピーカーを使うという方法もあります。スマホでも携帯電話でも最近のものはまず間違いなくスピーカー機能がついていますから、それを使えば通話の際に片手がふさがるという心配はありません。机の上に置いて話をすることができます。しかし、問題はこれだけではありません。

普通、会議といえば2人ですることは少ないのではないでしょうか。三人寄れば文殊の知恵ではありませんが、一般的に会議というのは3人以上で行うものでしょう。10人を越えるようなことになってくると一人一人の発言時間も限られてきてしまいますが、それでも決して珍しいわけではないでしょう。大規模なものになるとそれこそ100人を越える参加者での会議も十分にあり得ます。
こうなってくると普通の電話ではなかなかに厳しいものがあります。それだけ大規模になるのなら電話ではなく全員が一同に集まればどうかということになるのでしょうが、今はグローバル化の時代です。日本国内だけに参加者がいるのならまだしも、世界各国に参加者がいる場合、おいそれと集まることもできないでしょう。

普通の電話は2者通話が基本ですから、この問題を解決するのは容易なことではありません。確かに、携帯電話の3者通話というサービスはありますので、3人がそれぞれ携帯電話を持ち、3人で電話会議をすることは十分に可能です。ですが、人数が増えてくるともうお手上げでしょう。10人、100人となってくるともうどうして良いか分かりません。

このように、普通の携帯電話や固定電話を利用した電話会議は、不可能ではないかもしれませんが、片手がふさがるということと、参加人数が増えたときに対処不能になるという、主に２つの問題があることが分かります。これを解決するのがここでいう電話会議です。

専用の電話会議装置を使うこともありますが、一応、ある程度のスピーカー音量のある電話機が使えるのであれば専用機はなくても対応可能です。この電話会議サービスを申し込むと、会議に参加する人にはある特定の電話番号と、その会議用のコード番号が与えられます。会議への参加者は、開始時刻になればその電話番号に電話をかけ、会議用のコード番号を入力することで、全員が他の全ての参加者に向かって話をすることができ、また他の全員の参加者の声を聞くこともできるようになります。携帯電話の3者通話の拡大版のように思っておけばよいでしょう。

もちろん、電話回線そのものは一切追加変更する必要はありません。普通に発信や受信ができる電話機があれば、回線はそのまま利用できます。つまり、PBXでの電話会議やブラステル電話会議も可能だということです。参加者は日本のみならず海外にいても利用できますから、国際的な会議も開催することができるようになります。

サービス料ですが、無料のサービスもあります。かかるのはあくまで電話料金だけで、それ以外の追加費用は一切かからないという仕組みです。電話料金については、とくに国際的な会議を行う場合には気になるかもしれませんが、それぞれの参加者が電話する先はその国内の番号です。つまり、日本からの参加者は日本のサービス番号に電話をかけ、アメリカからの参加者はアメリカのサービス番号に電話をかけるといった具合ですから、一人一人で見れば国内通話料しかかかりません。直接電話すると国際電話になってしまいますから、このような電話会議には費用の点でも大きなメリットがあります。